廣東省水利電力勘測設計研究院數(shù)字檔案管理系統(tǒng)作為首批企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設試點,解決了業(yè)務系統(tǒng)形成的電子文件在線歸檔、電子文件四性檢測、電子檔案長期保管等技術難題,在利用具有企業(yè)特色的電子簽章系統(tǒng)實現(xiàn)設計圖紙在線單套歸檔和工作模式轉(zhuǎn)變方面具有創(chuàng)新性。并于2020年8月通過國家檔案局驗收。
全國首批,全省首家企業(yè)數(shù)字檔案館(室)
廣東省水利電力勘測設計研究院數(shù)字檔案管理系統(tǒng)作為首批企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設試點,解決了業(yè)務系統(tǒng)形成的電子文件在線歸檔、電子文件四性檢測、電子檔案長期保管等技術難題,在利用具有企業(yè)特色的電子簽章系統(tǒng)實現(xiàn)設計圖紙在線單套歸檔和工作模式轉(zhuǎn)變方面具有創(chuàng)新性。并于2020年8月通過國家檔案局驗收。
工程項目檔案與綜合檔案管理并駕齊驅(qū):依據(jù)國家標準,構建文書、聲像等檔案的標準化管理流程的同時根據(jù)工程項目檔案的特點,獨立構建工程項目檔案采集-管理-利用業(yè)務流程,實現(xiàn)數(shù)字化管理。
貼合業(yè)務模式的利用平臺:不同于管理平臺的權限體系采取用戶+角色的模式,實現(xiàn)利用權限的精準定位,提供多級審批機制,建立嚴格的檔案利用機制,提供充分、完整的檔案利用服務。
經(jīng)國家檔案局評估,廣東水電院通過本次試點大幅降低了庫房使用成本,釋放了庫房空間;降低了圖紙出版成本,按近幾年每年新歸檔4000卷報告、2萬張圖紙計算,僅此一項每年可節(jié)約20萬元;節(jié)約人力成本,檔案管理中心每年至少節(jié)約人力成本50萬元,同時有效為設計人員減負,方便設計人員的工作。企業(yè)數(shù)字檔案室建設為企業(yè)帶來了顯著的經(jīng)濟效益和管理效益,檔案服務中心工作作用更加凸顯。